Listas de Tareas Vs Planner Vs Project *Actualizado*

Publicación Actualizada (Junio /2018)

Con la introducción de Microsoft Planner y To-Do en el ambiente de Office 365, a los usuarios se les facilita (o complica) determinar cual de las opciones es la mejor para gestionar sus actividades de proyecto.

A continuación se detallan las bondades y falencias de cada una de las 3 opciones disponibles:

Listas Vs Planner vs Project

  1. Microsoft To-Do: Nueva aplicación de tareas de Office 365, que permite:
    1. Beneficios:
      • Crear tareas de forma personal.
      • Crear paquetes de tareas y compartirlas entre usuarios.
      • Se sincroniza con las tareas de Outlook, excepto correos marcados como pendientes.
      • Tiene aplicación para dispositivos móviles.
    2. Falencias
      • No genera graficas de seguimiento.
      • El manejo de sub-tareas esta limitado.
      • No viene por defecto en los aplicativos de Office 365, hay que activarlo.
      • No se integra con las listas de tareas de SharePoint.
  2. Listas de tareas: Componente nativo de SharePoint que permite:
    1. Beneficios:
      • Crear y asignar tareas a usuarios de la plataforma.
      • Reportar avance de la actividad por % completado.
      • Vincular actividades como predecesoras.
      • Enviar correos de notificación cuando un usuario es asignado a una actividad.
      • Una actividad puede ser asignada a más de un usuario.
      • Tener vistas de avance, retrasos, Gantt, próximas, por recurso o personalizar las vistas a gusto del usuario.
      • Se puede sincronizar con Project Profesional.
      • Hace parte del SharePoint Online, por tanto no implica costos adicionales.
    2. Falencias:
      • Se debe crear la lista por cada proyecto.
      • No están centralizadas en un único sitio, por lo cual es engorroso para el usuario ubicar las listas.
      • No tienen un correo electrónico asignado a menos que se cree un buzón de sitio.
      • No existe un grafico de avance de actividades.
      • No posee funcionales empresariales como Project Online.
  3. Microsoft Planner: Componente recientemente agregado a Office 365 que posee las siguientes opciones:
    1. Beneficios:
      • Muy intuitivo y fácil de usar para el usuario final.
      • Centralización de proyectos en un único entorno.
      • Gráficos de reporte de avance de actividades por plan.
      • Gráficos de avance y estado de todos los proyectos.
      • Organización de las actividades por cubos (fases).
      • Correo electrónico y calendario asignado a cada plan.
      • Bloc de notas (OneNote) y biblioteca para guardar documento para cada plan.
      • Reporte de lista de actividades dentro de la tarea principal.
      • Hace parte del Office 365, por tanto no implica costos adicionales.
      • Asignar más de un recurso por actividad.
      • Agrupación de actividades por fechas, cubos y filtros por recursos.**Nuevo**
      • Notificación de tareas pendientes y vencidas **Nuevo**
      • Aplicación para Androip y IOS.
      • Tiene integración con Project Online  para gestión de tareas puntuales del cronograma (Aunque limitada).
      • Se integra con Teams para gestionar las tareas de equipos de trabajos con documentación, chats, canales de comunicación y mucho más.
    2. Falencias
      • Reporte de avance solo por estado, no por porcentaje de avance.
      • No hay forma de relacionado actividades mediante predecesoras.
      • No hay escala de tiempo.
      • No hay diagrama de Gantt.
      • No posee funcionales empresariales como Project Online.
  4. Project Online: Componente adicional que posee las siguientes opciones:
    1. Beneficios:
      • Control detallado de cronogramas, recursos, calendarios y asignaciones.
      • Gestión de horas trabajadas por recursos.
      • Gestión de Valor Ganado.
      • Gestión de Líneas base.
      • Gestión de vistas, diagrama de Gantt.
      • Permite más de una escala de tiempo.
      • Reportes nativos integrados y personalizado.
      • Reportes en Portfolio Dashboard **Descontinuado**.
      • Integración con Power BI.
      • Posibilidad de utilizar plantillas de cronogramas según tipos de proyectos.
      • Integración con SharePoint para la gestión documental del proyecto.
      • Gestión de riegos, problemas y entregables.
      • Nuevas funcionalidades para proyectos agiles **Nuevo**.
    2. Falencias:
      • Complejo para algunos tipos de usuarios.
      • Conocimientos avanzados en gestión de valor ganado y trabajo.
      • Costos de licencias muy altos según roles de usuarios.
      • No hay correo electrónico asociado al proyecto a menos que se cree un buzón de sitio o buzón compartido.

Con estas descripciones, podemos definir cual de las 4 opciones es la requerida por nuestros equipos de trabajo e incluso podemos revisar combinaciones entre ellas, como por ejemplo una lista de tareas dentro del sitio de proyecto para las actividades que quedan por fuera del cronograma o la asociación de tareas de Project con planes de Planner.

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2 respuestas a “Listas de Tareas Vs Planner Vs Project *Actualizado*

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